ANWENDUNGSBEISPIEL – POWER AUTOMATE
Bei der Prozessautomatisierung mit RPA (Robotic Process Automation) werden repetitive und oft zeitfressende Tätigkeiten von Softwarerobotern ausgeführt. Der große Vorteil liegt darin, dass es systemübergreifend programmiert werden kann – ohne in die Systeme eingreifen zu müssen. Dabei werden menschliche Tätigkeiten am Desktop simuliert.
So können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit sinnvoller investieren und durch den Ausschluss von Flüchtigkeitsfehlern wird auch noch die Qualität verbessert.
Ein Tool, mit dem wir gerne arbeiten, um Prozesse zu automatisieren ist Microsoft Power Automate.
Wir möchten Euch heute einen Anwendungsfall vorstellen, den wir gemeinsam mit ReizTech aus Vilnius, Litauen, erfolgreich umsetzen konnten:
Vollautomatisierte Einteilung und Visualisierung der Telefondienste.
Durch den Einsatz von Microsoft Power Automate und weiteren Microsoft 365-Modulen, entfällt die manuelle Planung der Telefondienste. Dienste können einfacher getauscht werden und werden automatisiert in die Kalender der Mitarbeiter übertragen. Durch die bereits vorhandenen Microsoft-Lizenzen fallen keine dauerhaften Mehrkosten an. Der gesamte Prozess wird über MS-Teams bedient. Einstellungen können über den Sharepoint vorgenommen werden. Der Prozess lässt sich sowohl über den Desktop als auch über das Smartphone bedienen.
Die Umsetzung:
Die Schichten werden automatisiert in alphabetischer Reihenfolge der Mitarbeiter verteilt
Für die Freitage besteht eine separate Reihenfolge
Die Planung wird jeweils 3 Monate im Voraus abgeschlossen
Die Termine werden automatisiert in die Kalender der Mitarbeiter übertragen
Die Telefondienste sind für alle jederzeit an einem zentralen Ort einsehbar
Ein Administrator kann die Schichten stets neu vergeben
Die Mitarbeiter können Schichten mit wenigen Klicks untereinander tauschen
Obiges soll für verschiedene Dienstgruppen umgesetzt werden
Eine Erinnerungsmail stellt sicher, dass offene Schichten rechtzeitig besetzt werden
Nun kann die Zeit, die für einen sonst manuellen und sich wiederholenden Prozess aufgewandt wurde, effektiv umgeleitet und sinnvoll eingesetzt werden.